Jak vytvořit použitelnou fakturu


Honza Javorek

Upozornění! Tento článek vyšel před více než 2 lety. Můžete si jej přečíst v rámci zkoumání minulosti, ale přepokládejte, že dnes se Honza již nemusí s obsahem ztotožňovat.

Zkouším a začínám používat nástroj Paymo.biz, usnadňující především evidenci času stráveného prací na projektech. Jednou z funkcí Paymo.biz je také tvorba faktur. To, co ale ze systému vyleze, je docela hrůza. Nejsem žádný superodborník na použitelnost, ale vždy jsem se snažil aspoň maximálně ulehčit život lidem, kteří mají mou fakturu držet v ruce. Jak na to? Stačí, když se člověk bude snažit vcítit do plátce faktury.

Koukněte se na mou vzorovou fakturu. Použil jsem ji, abych poslal do Paymo.biz několik návrhů na zlepšení, tak je anglicky. To ale nevadí, šablona mé faktury je z ní jasná. Udržuje mřížku, která zajišťuje určitou přehlednost (no dobrá, je to trochu side effect, fakturu jsem tvořil v OpenOffice Calc :)) ), ale hlavně vyzdvihuje informace, které plátce zajímají.

obrázek

Hlavní myšlenkou je zvýraznit informace, které jsou důležité pro mého partnera a jež chce ihned vidět a neopomenout informace, které by na faktuře měly být ze zákona. Všimněte si, že na mé faktuře je slovo faktura (invoice), ale je malé a na místě, kde si jej nikdo nevšimne (vedle variabilního symbolu/čísla faktury). Je to logické – každý přece ví, že dostal do ruky fakturu a nepotřebuje si to ještě číst, to jen zdržuje. Naopak nejzřetelnějším údajem je celková částka a variabilní symbol. Tučně je na dokumentu také mé číslo účtu a datum splatnosti. Přehledně by měl klient hned rozeznat od koho faktura je a pro koho je. Oblast s příjemcem je udělaná tak, aby když se faktura složí na třetiny a vloží do okénkové obálky, byl v okénku právě zrovna onen plátce.

Využívám také barev. Ano, barvy jsou někdy nežádoucí při tisku, ale přiznejme si, papírovou fakturu jsem posílal za svůj život asi třikrát a i tak se černobílá tiskárna s barvičkami většinou popere. Z pohledu PDF je navíc hned vidět, kolik se má zaplatit a jaký je variabilní symbol. Nedoporučuji barvičkami příliš hýřit nebo používat je na něco jiného než účelné zvýraznění.

Neříkám, že moje faktura je nejúžasnější na světě a že je to skvost použitelnosti, ale přijde mi, že alespoň trochu mým klientům život ulehčuje. Když tak nad tím uvažuji, vlastně ani nevím, jestli se nad touto problematikou vůbec kdy kdo zamyslel. Faktura je většinou zcela nepřehledný kus papíru vyplivnutý nějakým složitým účetním systémem, na němž většinou půl hodiny hledám i tak triviální informaci jako kolik mám zaplatit. Srovnejte třeba s tou vygenerovanou na Paymo.biz:

obrázek

Hledání chyb a hrůz (pomiňme, že postrádá místo pro některé věci užitečné pro ČR) v této faktuře nechám na vás. Jak jsem napsal výše, jde o to udělat placení vašich faktur příjemnějším. Proč se o to snažit, to vám už asi dojde samotným ;) .


Honza Javorek

Honza je programátor. Od roku 2011 buduje českou komunitu kolem jazyka Python. V současnosti pomáhá hlavně s propagací aktivit, jako jsou PyLadies, Pyvo, nebo PyCon CZ. Přes den jej najdete v Apiary, kde se stará o Dredd, framework na testování API. Sem tam ho můžete potkat, jak přednáší na srazu nebo na konferenci.




Komentáře